Comiesięczne zestawienie opłat od platformy sprzedażowej potrafi zaskoczyć nawet doświadczonego przedsiębiorcę – prowizja od sprzedaży, opłata za obsługę płatności, koszt promowania oferty, czasem jeszcze opłata za magazynowanie czy realizację zamówień. Zanim te pozycje trafią do kosztów firmy, trzeba wiedzieć nie tylko, że stanowią koszt uzyskania przychodu, ale przede wszystkim, kto właściwie wystawia dokument je potwierdzający i jak rozliczyć go pod względem VAT – a to zależy od tego, z jakiego kraju działa dany marketplace.
Allegro i Amazon rządzą się różnymi zasadami VAT
Allegro.pl działa jako polski podatnik VAT, więc standardowa sprzedaż na tej platformie skutkuje zwykle krajową fakturą z polskim VAT, którą księguje się jak każdy inny krajowy koszt usługi. Amazon to zupełnie inna sytuacja – prowizje pobierane są zwykle przez spółkę zarejestrowaną w Luksemburgu, która wystawia faktury w kwocie netto, bez naliczonego polskiego VAT. Dla polskiego przedsiębiorcy oznacza to import usług: obowiązek samodzielnego naliczenia i wykazania podatku VAT w Polsce, mimo że na otrzymanej fakturze nie ma żadnej kwoty podatku. Popularnie nazywa się to odwrotnym obciążeniem, choć formalnie poprawnym określeniem jest właśnie import usług, uregulowany przepisami dotyczącymi miejsca świadczenia usług między podatnikami.
Rejestracja do VAT-UE jako warunek prawidłowego rozliczenia
Przed rozpoczęciem współpracy z zagraniczną platformą, taką jak Amazon, konieczna jest rejestracja do VAT-UE na formularzu VAT-R, niezależnie od tego, czy przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, czy korzysta ze zwolnienia podmiotowego. Dla czynnych podatników VAT rozliczenie importu usług jest zasadniczo neutralne podatkowo – wykazany podatek należny jest jednocześnie podatkiem naliczonym do odliczenia, więc finalnie nic nie trzeba dopłacać, choć obowiązek ujęcia transakcji w rejestrach VAT i deklaracji JPK pozostaje. Zupełnie inaczej wygląda sytuacja przedsiębiorcy korzystającego ze zwolnienia z VAT – tacy sprzedawcy muszą mimo zwolnienia rozliczyć import usług, złożyć odpowiednią deklarację i realnie zapłacić należny podatek do urzędu skarbowego, ponieważ zwolnienie podmiotowe nie obejmuje tego rodzaju transakcji.
Reklama na marketplace to osobna kategoria do zweryfikowania
Wydatki na promowanie ofert – Allegro Ads, Amazon Ads i podobne narzędzia – wymagają osobnej weryfikacji, ponieważ sama nazwa platformy nie przesądza jeszcze o sposobie rozliczenia VAT. Kluczowe pytanie brzmi, kto formalnie wystawia fakturę za usługę reklamową i gdzie ma siedzibę – jeśli dokument pochodzi od polskiego podmiotu i zawiera polski VAT, mamy do czynienia ze zwykłym krajowym zakupem usługi. Jeśli fakturę wystawia podmiot zagraniczny, nawet w ramach dobrze znanej na polskim rynku platformy, ponownie pojawia się obowiązek rozliczenia importu usług. W praktyce sklepy korzystające jednocześnie z wielu narzędzi promocyjnych na różnych platformach powinny każdorazowo sprawdzać dane wystawcy faktury, zamiast zakładać z góry jeden, uniwersalny sposób księgowania dla wszystkich opłat reklamowych.
Faktury zbiorcze i dokumentacja przy wysokim wolumenie transakcji
Platformy marketplace zwykle nie wystawiają osobnej faktury do każdej pojedynczej transakcji, tylko zbiorcze zestawienie opłat naliczonych w danym okresie rozliczeniowym, najczęściej miesięcznym. Jeśli taki dokument nie zostanie wystawiony w terminie umożliwiającym terminowe ujęcie kosztu, podstawą księgowania może być oficjalny raport transakcyjny pobrany bezpośrednio z panelu sprzedawcy, szczegółowo wykazujący pobrane opłaty. Warto przy tym pamiętać o odpowiednim uzupełnieniu profilu sprzedawcy na platformie o numer NIP z przedrostkiem PL, co jest warunkiem prawidłowego wystawiania dokumentów rozliczeniowych zgodnych z polskimi wymogami podatkowymi, a jego brak bywa źródłem problemów z dokumentacją później, przy próbie rozliczenia kosztów za dany okres.
Prowizje jako koszt uzyskania przychodu bez ograniczeń kwotowych
Z perspektywy podatku dochodowego prowizje marketplace nie budzą większych wątpliwości – stanowią typowy koszt uzyskania przychodu, bezpośrednio związany z prowadzoną działalnością handlową, bez dodatkowych limitów kwotowych charakterystycznych dla niektórych innych kategorii wydatków. Większym wyzwaniem praktycznym pozostaje samo prawidłowe rozdzielenie w księgach dwóch odrębnych zdarzeń gospodarczych – przychodu ze sprzedaży towaru oraz kosztu prowizji platformy – zamiast księgowania kwoty netto, jaka faktycznie trafia na konto sprzedawcy po potrąceniu opłat przez marketplace. Takie uproszczenie, choć pozornie wygodne, zniekształca obraz przychodów i kosztów firmy oraz utrudnia późniejszą analizę rentowności sprzedaży na poszczególnych platformach.
Care Tax w rozliczeniach sprzedaży wielokanałowej
Care Tax obsługuje sklepy internetowe sprzedające jednocześnie na kilku platformach – własnym sklepie, Allegro, Amazon czy Shopify – gdzie każdy kanał sprzedaży generuje inny sposób dokumentowania kosztów i inne wymogi względem VAT. Zespół biura pomaga prawidłowo zarejestrować firmę do VAT-UE, ustalić, które prowizje wymagają rozliczenia jako import usług, a które są zwykłym kosztem krajowym, oraz dba o to, żeby żadna faktura zbiorcza czy raport transakcyjny nie zostały pominięte przy zamykaniu miesiąca. Dzięki doświadczeniu w obsłudze sprzedaży wielokanałowej Care Tax pomaga też uporządkować księgowość tak, by przedsiębiorca miał realny wgląd w rentowność sprzedaży na każdej z platform osobno, a nie tylko zbiorczy wynik całej firmy.
Masz pytania lub chcesz omówić swoją sytuację? Skontaktuj się z nami -> https://caretax.pl/kontakt/
Chcesz być na bieżąco? Zaobserwuj nas na Facebooku -> https://www.facebook.com/caretaxbiuro